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Adjoint(e) Administratif(ve), Service a la clientele / Administrative Assistant, Customer Service

Administrative - Administrative Assistant, Other Careers Job ID 2022-12293 Primary Location: Montreal, Canada 09/23/2022
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More information about this job:

Overview:

Le poste relève de la Directrice des procédés techniques du service d’ingénierie (EPM) et soutient le Directeur, Ingénierie et formation (MOET), ainsi que les consultants. Le ou la titulaire du poste collabore avec le service à la clientèle pour s'assurer que les mises hors service de protection incendie de nos assurés sont traitées avec précision et efficacité. Il ou elle apportera son aide dans les processus de révision de projets et de plans afin de s'assurer que nos clients reçoivent le soutien de FM Global en temps voulu. Il ou elle assistera le MOET dans diverses tâches.

The role reports to the Engineering Processing Manager (EPM) and supports the Manager Office Engineering and Training (MOET), and the consultants. The candidate collaborates with the impairment desk to ensure that our insured’s fire protection impairments are handled accurately and efficiently. He or she will assist in the project and plan review processes to ensure our clients receive timely support from FM Global. He or she will assist the MOET on various tasks.


Responsibilities:

  • Trier toutes les notifications de mises hors service reçues pour l'opération et saisir les informations dans notre système de gestion des mises hors service, CEAM.
  • Assurer le suivi des clients sur l'avancement des réparations de protection incendie et distribuer les avis de mises hors service.
  • Traiter les appels téléphoniques internes et externes, les courriels et les télécopies, et travailler avec nos systèmes de classement électronique.
  • Gérer la boîte aux lettres du service de révision de plans, assigner les demandes en interne et répondre aux clients en temps voulu.
  • Enregistrer les revues de plans dans CEAM ou les affecter à un projet en cours s'ils sont déjà dans le système.
  • Préparer les modèles de lettres pour les réviseurs de plans et s'assurer que les plans sont correctement documentés et classés électroniquement.
  • Distribuer la correspondance des revues de plan et de projet aux bons contacts chez les clients et à l‘interne.
  • Fournir un soutien au service à la clientèle (CSD) et travailler sur les tâches/projets assignés par la EPM et le MOET.

  • Triage of all incoming impairment notices for the operation and enter information into our Impairments management system, CEAM
  • Follow up with clients on their progress on fire protection repairs and distribute Impairment Notifications
  • Handle internal and external telephone calls, emails, faxes, and work with our electronic filing systems
  • Monitor the operation Plan Review mailbox, assign request internally and respond to clients in a timely manner
  • Log plan reviews in CEAM or assign to ongoing project if already in the system
  • Prepopulate the letter templates for Plan Reviewers and ensure plans are properly documented, eFiled
  • Distribute the Plan Review and Project Correspondence to the correct Client Contacts and to EPS Project
  • Provide back up support to Customer Service Desk (CSD) and work on any assignments/projects as assigned by EPM and MOET.

Qualifications:

Compétences et aptitudes

Excellentes compétences en matière d'organisation et de communication, avec la capacité de hiérarchiser les tâches et de respecter les délais.

Attitude axée sur le client et capacité à travailler en équipe, ainsi que capacité d'adaptation et de compréhension des différences culturelles.

Compétences analytiques et souci du détail

Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais stricts

Bonnes compétences techniques, y compris, mais sans s'y limiter, les applications Microsoft Office telles que Word, Excel et Outlook

Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Formation

Diplôme d’études collégiales 

Expérience

Un minimum de 5 années d’expérience en administration/secrétariat à l’appui d’un groupe de travail ou de gestionnaires, de préférence dans le domaine de l’assurance ou un domaine similaire.

Skills and competencies

Excellent organization and communication skills with ability to prioritize tasks and meet timelines

Customer-focused attitude and ability to work well as part of a team, as well as the capacity to adapt and understand cultural differences

Analytical Skills and attention to detail

Capability to work under pressure and meet strict deadlines

Good technical skills, including but not limited to, Microsoft Office applications such as Word, Excel and Outlook

Fluency in French and English, both spoken and written

Education

College studies preferred

Experience

A minimum of 5 years of administrative/secretarial experience supporting a work group or managers, preferably in an insurance or related work environment.

Veuillez noter que tous les visiteurs de FM Global, y compris les candidat(e)s interviewant pour des postes vacants, devront être vaccinés contre la Covid-19 et doivent être prêt(e)s à fournir une preuve de vaccination.

FM Global adhère aux principes de l'égalité des chances en matière d'emploi et s’engage à attirer, développer et conserver une main-d’œuvre diversifiée.

Please note that all FM Global visitors, including external candidates interviewing for open positions, will be required to be vaccinated for Covid-19 and should be prepared to provide proof of vaccination.

FM Global is an Equal Opportunity Employer and is committed to attracting, developing, and retaining a diverse workforce.

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